Процедура увольнения работника осуществляется в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом всех изменений, действующих на момент увольнения.
С приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае, когда работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись. При этом рекомендуется заверить такую запись подписями двух лиц, помимо подписи руководителя. Как правило, указанная запись может быть следующей: «От подписи на приказе о прекращении трудового договора отказался».

Статьей 84.1 ТК РФ подробно регламентирован общий порядок оформления прекращения трудового договора. При оформлении увольнения работника применяется приказ о прекращении трудового договора (форма приказа унифицирована и утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г). Форма №Т-8 заполняется на одного работника, приказ составляется лицом, ответственным за документальное оформление кадровых процедур, в том числе увольнения работников.

В целом документальное оформление процедуры увольнения работника включает в себя следующие этапы:

1)   составление приказа о прекращении трудового договора по форме №Т-8

2)   ознакомление работника с приказом о прекращении трудового договора

3)   внесение соответствующих записей в личную карточку форма №Т-2

4)   расчет с работником

5)   оформление личного дела для передачи на архивное хранение (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя)

6)   внесение соответствующих записей в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

7)   внесение соответствующей записи в трудовую книжку и выдача ее на руки работнику.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Таким документом может являться справка по результатам инвентаризации в случае, если не было установлено недостачи, или расписка члена коллектива об исключении указанного работника из членов коллектива и их отказе от проведения в этом случае инвентаризации.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст.140 ТК РФ, которая предусматривает выплату всех сумм, причитающихся работнику от работодателя в день увольнения работника. Исключение делается только в случае, если работник в день увольнения не работал, тогда указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

ТК РФ предусматривает также обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Примерный перечень указанных документов и порядок их выдачи приводится в ст. 62 ТК РФ. Документы, выдаваемые работнику по его требованию, должны быть надлежаще заверенными, что предполагает наличие на копии каждого документа надписи «копия верна», подписи руководителя организации или иного уполномоченного лица с указанием должности и расшифровкой фамилии, имени, отчества и заверение печатью организации.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Такое почтовое отправление лучше оформить как заказное письмо с уведомлением о прочтении.