Фразу «Его нет, перезвоните позже» отменить раз и навсегда!

В каждую компанию обращаются новые клиенты. Эти же клиенты обращаются и к вашим конкурентам. И от того, кто
более мастерски сможет «продать себя», будет зависеть решение клиента о покупке. Но иногда дело до этого даже не доходит.

А происходит это по причине того, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля поступивших обращений. Это система, благодаря которой компания может получать и фиксировать данные обо всех потенциальных клиентах, которые:

1) впервые обратились к вам;

2) обратились повторно, но не застали нужного менеджера.

В системе работы с поступившими обращениями нет ничего сложного. Основным инструментом этой системы является так называемая карточка входящего звонка. Ее должен использовать секретарь или же тот сотрудник, который
принимает звонок в момент отсутствия секретаря. Вот пункты, которые должны входить в эту «карточку»:

1. Звонок принял (ФИО сотрудника)

2. Дата:

3. Время:

4. Ф. И. О. контактного лица: (имя позвонившего)

5. Откуда о нас узнали?

6. Контактные телефоны:

7. Мобильный:

8. Е-мail:

9. Компания:

10. Специализация компании:

11. Повод для звонка:

12. Доп. данные

При правильном использовании этой карточки вы имеете возможность связываться с клиентом вновь (а не ждать, когда он перезвонит), и направлять его к решению о покупке. Карточка входящего звонка является ни чем иным, как началом контроля, а конечным результатом хорошего контроля будет заключенная сделка.

После того как секретарь приемной выяснит нужные данные и запишет их в карточку входящего звонка, он сообщает клиенту, что в течение нескольких минут с ним свяжется менеджер, и ответит на все вопросы. После этого секретарь передает «карточку обращения» менеджеру в лоток с надписью «входящие» или просто кладет на стол.

Менеджер каждые 15—20 мин. проверяет свой лоток, чтобы делать выемку «карточек обращения». И главное, не нужно откладывать «на потом» обработку карточек, т. к. скорость их обработки — это сервис и доход компании.

Рекомендую фразу «Его нет, перезвоните позже»  отменить в своей компании раз и навсегда. Любой запрос по любому поводу, который не может быть обработан прямо сейчас, должен быть зафиксирован в карточке обращения.