Мы делили апельсин… Много нас, а он – один!
Бюджет у вас один и, если вы в режиме онлайн не будете контролировать, как он расходуется, то вашего «апельсина» не хватит даже на самые важные выплаты. Поэтому необходимым элементом управления финансами является выстроенная система казначейства, или так называемый «платежный календарь».

Платежный календарь позволяет осуществлять проверку каждой заявки на оплату: а есть ли она в бюджете? А не выбрали ли вы уже лимит по этой статье? Существует ли заключенный договор, по которому осуществляется оплата? А точно ли это самый экономный вариант приобретения услуги, оборудования? Какие платежи приоритетней с учетом остатка денежных средств на текущий момент, с учетом ожидаемых поступлений сегодня в течение дня? Все ли наши обязательства по оплате в рамках заключенных договоров с поставщиками попали в график платежей? А можем ли мы придержать оплату, не навредив себе?

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств. В нем можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).

Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Платежный календарь – это настоящее спасение для компаний, для которых характерна сезонность спроса. В условиях сезонности без резервирования и планирования денежных средств, тщательного контроля лимитов и приоритетов платежей можно придти к такой ситуации: пока деньги есть – они тратятся, а когда их нет (потому что не сезон) – то привлекаются займы, что для ряда бизнесов совершенно лишние и ненужные расходы.

Платежный календарь также как воздух необходим большим компаниям, в которых проходит по 100 платежей в день по разным подразделениям, проектам, разным договорам, статьям. Часто можно столкнуться с такой картиной: директор вынужден тратить ежедневно от 40 минут до 1,5 часов на согласование платежей. В этом случае четкий регламент прохождения заявки на оплату, разделения ответственности, проверки на лимиты позволяет не только эффективно контролировать денежный поток, но и освободить у руководства время на более важные дела.

Пример. X5 Retail Group N.V. («Перекресток») – крупнейшая в России по объемам продаж продуктовая розничная компания. Проводит политику агрессивного роста – активное строительство собственных магазинов различных форматов, а также приобретение других розничных сетей. В условиях бурного роста у топ-менеджеров не было времени на регламентацию и внутреннюю оптимизацию деятельности. После постановки и автоматизации системы управления финансами компания ежемесячно экономит расходов порядка 0,04% от своей годовой выручки, или ~0,5% в год, в то время как бюджет проекта составил 0,05% от годового оборота компании. Кроме того, компании удалось сэкономить $7 млн.! Как? Приведем расчет экономии расходов: [150 заявок в день] * [20 рабочих дней в месяце] * [20% заявок шли с превышением] * [10 000 USD «стоит» 1 заявка] * [10% величина превышения заявленной суммы над утвержденной по бюджету] = 600 000 USD в месяц!

Резиновый бюджет
Платежный календарь дает возможность управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, предупреждения возникновения штрафных санкций.

Управление денежными средствами, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются финансы на приобретение необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых» денег особенно важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег. Во избежание кассовых разрывов нужно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Таким образом, платежный календарь поможет вам избавиться от ненужных расходов.

Составление плана ДДС имеет смысл только тогда, когда вы уверены, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования денежных средств необходимо заранее.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных средств, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

Пример. В одной крупной строительной компании принят такой регламент движения денежных средств: платежи в рамках лимита утверждаются финансовым менеджером, в случае превышения лимита на 50 тыс. руб. заявка согласовывается руководителем филиала, при превышении лимита на 100 тыс. руб. – финансовым директором, на 300 тыс. и более рублей – генеральным директором. При этом лимиты расписаны как по проектам, так и по статьям расходов, и движение денежных средств автоматизировано в рамках «платежного календаря».

Всегда начеку
Если коротко, то платежный календарь позволит вам:

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, исключающие платежи при отсутствии средств на счете компании. Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.

2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Максимально исключить человеческий фактор. Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления принимает все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам.

4. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока денежных средств в любой момент времени. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

5. Предоставлять достоверную информацию в режиме онлайн. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

Пример. Компания, занимающаяся строительством громоздких и дорогостоящих железнодорожных мостов. Цикл строительства – не меньше трех лет, и пока один объект запускается в строй, уже надо оплачивать работу и материалы поставщикам. После того как компания за полгода внедрила систему финансового контроля, выяснилось, что на разрозненных счетах компании, обслуживающей огромное количество объектов, достаточно денег для собственных операций. В итоге они поняли, что нет необходимости брать в банке кредит на $ 10 млн, и сэкономили на его оплате $ 1,5 млн.

Платежный календарь – не просто инструмент, который облегчает работу финансовому и генеральному директорам. Это гарантия, что по факту вы получите именно ту величину денежного потока и прибыли, которую планировали, а не сюрприз – как правило, неприятный – «а где же мои деньги?..»